Informace o zpracování osobních údajů klientů Czech Investment Services,s.r.o.

1. ÚVOD

1.1 Vážená klientko, Vážený kliente,

cílem předkládaného dokumentu je v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů č. 2016/679 (dále jen „nařízení“), informovat o tom, jak společnost Czech Investment Services,s.r.o. (dále jen „CIS“) zpracovává osobní údaje svých klientů.

Řádné zpracování osobních údajů je pro naši společnost mimořádně důležité a jejich ochrana je pro nás naprostou samozřejmostí. Proto bychom Vás chtěli ujistit, že ve finanční skupině CIS respektujeme a ctíme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:

• zákonnost, korektnost, transparentnost – osobní údaje zpracováváme na základě nejméně jednoho právního důvodu a transparentně vůči subjektu údajů,
• omezení účelu – osobní údaje jsou shromažďovány pouze pro určité a legitimní účely a nejsou zpracovávány neslučitelným způsobem s těmito účely,
• minimalizace údajů – osobní údaje, které zpracováváme, jsou přiměřené a relevantní ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány,
• přesnost – zpracovávané osobní údaje jsou přesné a shodné s tím, jak je klient uvedl,
• omezení uložení – osobní údaje jsou uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektu údajů jen po nezbytnou dobu a pro dané účely, pro které jsou zpracovávány,
• integrita a důvěrnost – osobní údaj jsou zabezpečeny jak po technické, tak i po organizační stránce.

Informace obsažené v tomto dokumentu se použijí zejména na klienty CIS a v přiměřeném rozsahu rovněž na klienty potenciální či budoucí (tj. osoby, se kterými doposud nebyla navázána spolupráce), jakož i na klienty bývalé. Vedle toho se mohou informace zde obsažené uplatit též na zpracování osobních údajů dalších osob, souvisí-li zpracování jejich osobních údajů se vztahem mezi CIS a klientem.

2. TOTOŽNOST A KONTAKTNÍ ÚDAJE SPRÁVCE A POVĚŘENCE

2.1 Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je CIS, tj. Czech Investment Services, s.r.o., se sídlem Ostrava, Fügnerova 818/8 , PSČ 702 00, IČO: 25896130, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě, spisová značka C 24612. Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů, jak je popsáno v tomto dokumentu.

2.2 Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Pro zajištění souladu zpracování osobních údajů klientů jmenoval CIS pověřence pro ochranu osobních údajů. Pověřenec plní povinnosti stanovené nařízením a dalšími právními předpisy, zejména poskytuje CIS, zaměstnancům CIS a spolupracovníkům CIS, kteří přicházejí do kontaktu s osobními údaji a podílejí se na zpracování osobních údajů, poradenství o jejich povinnostech, monitoruje soulad zpracování s nařízením a dalšími předpisy, poskytuje poradenství na vyžádání a plní další povinnosti stanovené nařízením. Na pověřence se můžete obracet například v případě, že máte pochybnosti o zákonnosti zpracování osobních údajů či jejich správnosti, a to písemně na e-mailovou adresu psotka@advokatova.cz nebo korespondenčně na adresu Ostrava, Fügnerova 818/8, PSČ 702 00.

3. ÚČELY ZPRACOVÁVÁNÍ A PRÁVNÍ ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ

CIS zpracovává osobní údaje svých klientů pro níže uvedené účely:

3.1 Poskytování poradenských služeb.

CIS zpracovává osobní údaje klientů zejména v souvislosti s výkonem své podnikatelské činnosti při poskytování služeb investičního zprostředkování a poradenství, jakož i dalších souvisejících služeb. Osobní údaje v tomto případě poskytuje klient zejména prostřednictvím příslušných formulářů (např. Záznam z jednání, Investiční dotazník apod.) a CIS je zpracovává:

• bez souhlasu klienta, a to v situaci, kdy je poskytnutí osobních údajů klientů nezbytné pro splnění smlouvy (smluvním požadavkem), resp. pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost klienta, a tedy nezbytným předpokladem poskytnutí služeb finančního zprostředkování a poradenství;
• na základě souhlasu klienta, a to v situacích, kdy k uzavření smlouvy nedojde, a dále v případech, kdy jsou osobní údaje klienta zpracovávány pro další poskytování poradenských služeb nad rámec již uzavřené smlouvy pro poskytování tzv. investičního plánu. V tomto případě je poskytnutí údajů zcela dobrovolné a klient je oprávněn svůj souhlas kdykoliv odvolat, avšak neposkytne-li klient své osobní údaje a neudělí-li souhlas k jejich zpracovávání, nebude možné mu odpovídající služby nabídnout.

3.2 Plnění zákonných povinností.

V souvislosti s poskytováním služeb investičního zprostředkování a poradenství vyplývá pro CIS celá řada zákonných povinností, pro jejichž splnění je nezbytné zpracovávání osobních údajů klienta. Jedná se zejména o povinnosti související s oznamovacími povinnostmi vůči orgánům dohledu (například vůči ČNB), povinnosti dle zákona o některých opatřeních o proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financováni terorismu, archivační povinnosti apod. Poskytnutí osobních údajů klientem je pro tyto účely povinné a bez jejich poskytnutí by CIS nemohl své služby poskytovat.

3.3 Oprávněné potřeby CIS.

Za určitých okolností může CIS zpracovávat osobní údaje bez souhlasu klientů též pro své oprávněné potřeby. Právním základem pro zpracování jsou v takovém případě oprávněné zájmy CIS, pokud převažují nad zájmy klientů na ochranu osobních údajů. Jde například o situace, kdy jsou osobní údaje zpracovávány pro účely vymáhání pohledávek, vnitřní administrativní účely, provádění analýz, vyhodnocování rizik, marketingové oslovování stávajících klientů s nabídkou dalších služeb CIS atd.

3.4 Zpracování na základě Vašeho souhlasu.

Pokud nám k tomu udělíte souhlas, budeme Vaše osobní údaje zpracovávat též pro účely uvedené v takovém souhlasu (včetně např. marketingového oslovování osob, které dosud nejsou našimi zákazníky, ale požádají nás o nabídku našich produktů a služeb a/nebo projeví zájem být informovány o činnosti CIS formou zasílání novinek tzv. newsletteru). Souhlas se zpracováním osobních údajů je dobrovolný a jste oprávněni jej kdykoliv odvolat (viz dále).

4. KATEGORIE DOTČENÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

CIS zpracovává osobní údaje klientů v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracovávány jsou zejména kontaktní a identifikační údaje, údaje získané z investiční analýzy prostřednictvím příslušných formulářů a další údaje nezbytné pro investiční plánování, včetně údajů vzniklých z činnosti CIS. V nezbytném rozsahu dochází též ke zpracování osobních údajů jiných osob (např. rodinných příslušníků či zástupců), a to zejména v souvislosti s investicemi pro nezletilé. Rozsah zpracovávaných osobních údajů zároveň závisí na povaze poptávané služby ze strany klienta. Bližší informace o rozsahu zpracovávaných osobních údajů klientů jsou uvedeny v příloze č. 1 této Informace.

5. ZDROJE A ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje klientů jsou shromažďovány zejména osobami spolupracujícími s CIS, kteří osobní údaje klienta získávají přímo od klientů při zpracovávání investiční analýzy. Jedním ze způsobů zpracování osobních údajů CIS je též automatizované vyhodnocování (profilování) osobních údajů o klientech; při tom dochází též k vytváření odvozených údajů o klientovi. Toto je prováděno zejména s ohledem na účely oprávněných potřeb CIS. S osobami spolupracujícími s CIS je vždy uzavřena písemná smlouva upravující zpracování osobních údajů, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké vyplývají z příslušných právních předpisů a jsou dodržovány CIS. Vedle toho dochází obdobně též ke shromažďování osobních údajů zaměstnanci CIS.

Kromě výše uvedeného dochází k získávání osobních údajů též:

• od třetích osob, které jsou oprávněny s osobními údaji klienta nakládat a předat nám je;
• z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, evidence či seznamy);
• z marketingových akcií a kampaní.

Způsob, kterým CIS zpracovává osobní údaje klientů, zahrnuje manuální i automatizované zpracování v informačních systémech CIS. Osobní údaje klientů jsou zpracovávány především zaměstnanci CIS. Těm jsou osobní údaje klientů zpřístupněny v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji klientů, pouze však v nezbytném rozsahu a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření a právních předpisů.

Rádi bychom Vás informovali, že v rámci poskytování našich služeb používáme tzv. profilování neboli automatizované zpracování. Automatizované zpracování je takové zpracování osobních údajů, při kterém jsou používány výhradně automatické informační systémy. Profilování používáme pro dokonalejší a rychlejší poskytování našich služeb. Automatizované procesy v rámci informačních systémů jsou využívány za účelem vyhodnocení Vašich konkrétních osobních podmínek. Cílem profilování je poskytnutí kvalitní služby přesně na Vaši míru.

Při zpracování osobních údajů v informačních systémech dodržuje CIS technicko-organizační bezpečnostní opatření doporučovaná normou ISO 27002.

6. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje klientů jsou předávány třetím osobám, které se podílí na zpracování osobních údajů klientů, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu se zákonem. Nevyplývá-li zmocnění k předání osobních údajů ze zákona, je před jakýmkoliv předáním osobních údajů klienta třetí osobě vždy s touto osobou uzavřena písemná smlouva upravující zpracování osobních údajů, která obsahuje odpovídající záruky pro zpracování osobních údajů.

6.1 Předávání nevyžadující souhlas

Pro účely poskytování poradenský služeb a plnění uzavřených smluv a dále pro plnění zákonných povinností je CIS oprávněna nebo přímo povinna (tj. bez souhlasu klienta) předávat jeho osobní údaje:

• našim partnerům, jejichž finanční produkty nebo služby čerpáte, přičemž tito partneři zpracovávají Vaše osobní údaje jako samostatní správci (seznam partnerů CIS je uveden v příloze č. 2);
• orgánům dohledu či jiným orgánům veřejné moci v souvislosti s plnění zákonných povinností (České národní bance, Finančnímu analytickému úřadu apod.);
• dalším subjektům, je-li to nezbytné pro vymáhání právních nároků CIS nebo v souladu s oprávněnými zájmy CIS (soudy, exekutoři apod.).

6.2 Předávání na základě souhlasu

Udělí-li k tomu klient souhlas, předává CIS jeho osobní údaje dále subjektům patřícím do skupiny osob majetkově propojených s CIS, jejichž úplný seznam je v příloze č. 3 této Informace a bude v případě potřeby průběžně aktualizován), a to pro účely pro které bude Vaše osobní údaje oprávněn zpracovávat CIS na základě Vašeho souhlasu, a za stejných podmínek uvedených v tomto souhlasu a v Informaci;

6.3 Předávání osobních údajů do zahraničí

Vaše osobní údaje nebudou předávány do třetích zemí (mimo Evropskou unii či Evropský hospodářský prostor).

7. DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

CIS zpracovává osobní údaje klientů pouze po nezbytnou dobu odpovídající účelu zpracování. Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme současně pro více různých účelů, budeme je zpracovávat, dokud neodpadne účel s nejdelší dobou zpracování. K účelu či účelům s kratší dobou zpracování však Vaše osobní údaje přestaneme používat, jakmile tato doba uplyne. V této souvislosti obecně platí, že

• pro účely splnění zákonných povinností zpracovává CIS osobní údaje po dobu stanovenou právním předpisem;
• pro účely poskytování poradenský služeb jsou osobní údaje zpracovávány po dobu čerpání produktů či služeb (zprostředkovaných) CIS;
• pro účely oprávněných potřeb CIS budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušného zájmu CIS. Obecně platí, že osobní údaje budou pro účely oprávněných potřeb CIS zpracovávány do uplynutí 5. kalendářního roku následujícího po ukončení čerpání produktů či služeb (zprostředkovaných) CIS. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení, ve kterém budou řešeny naše vzájemná práva a povinnosti, však zpracování osobních údajů neskončí před ukončením takového řízení;
• pro účely marketingu jsou osobní údaje zpracovávány po dobu čerpání produktů či služeb zprostředkovaných CIS a dále po dobu tří kalendářních let; v případě osob, které udělí souhlas se zpracováním svých osobních údajů, ale klienty CIS se nestanou, zpracováváme poskytnuté osobní údaje po dobu tří kalendářních let od udělení souhlasu;
• osobní údaje zpracovávané na základě Vašeho souhlasu budeme zpracovávat do doby, než udělený souhlas odvoláte, nestanovíme-li v dokumentu souhlasu kratší dobu zpracování.

8. OPRÁVNĚNÉ ZÁJMY CIS

CIS zpracovává osobní údaje klientů mimo jiné též pro účely svých vnitřních a oprávněných potřeb. V souvislosti s tím informuje CIS klienty, že takové zpracování se děje především pro:

• ochranu práv a právem chráněných zájmů CIS, oprávněných příjemců nebo jiných příslušných osob, např. pro vymáhání pohledávek;
• vnitřní administrativní potřeby, zejména pro statistické potřeby a analýzu dat, vyhodnocování rizik, bonita klientů, jakož i pro jiné případy automatizované vyhodnocování (profilování);
• bezpečnost – ochrana fyzického majetku a dat.

9. PRÁVA KLIENTŮ

Při zpracování osobních údajů ze strany CIS mají klienti zejména níže uvedená práva. Na výkon těchto práv se nicméně vztahují určité výjimky, a proto je nemusí být možné uplatnit ve všech situacích. V případě, že uplatníte Vaše práva a Vaše žádost bude shledána oprávněnou, přijmeme požadovaná opatření bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce (v důvodných případech však můžeme tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce).

• Právo na přístup k osobním údajům. Klient má právo získat od CIS potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k zákonem stanoveným informacím. CIS v takovém případě poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost klienta může CIS účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů.
• Právo na opravu. Klient má dále právo na to, aby CIS bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má klient právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
• Právo na výmaz („právo být zapomenut“). Klient má právo na to, aby CIS bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se daného klienta týkají, a CIS má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán některý z důvodů stanovených nařízením. Právo klienta se neuplatní v případě, pokud je zpracování osobních údajů klienta nezbytné pro splnění právní povinnosti CIS, pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků a v dalších případech stanovených nařízením.
• Právo na omezení zpracování. Klient má právo na to, aby CIS omezila zpracování jeho osobních údajů, zejména pokud klient popírá přesnost osobních údajů, pokud subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování a v dalších případech stanovených nařízením.
• Právo na přenositelnost údajů. Klient má právo získat osobní údaje, které se ho týkají a které poskytl CIS, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Klient je oprávněn předat tyto údaje jinému správci, a to v případě, že zpracování (a) je založeno na souhlasu klienta nebo na uzavřené smlouvě a (b) provádí se automatizovaně. Při výkonu tohoto svého práva může klient požádat, aby jeho osobní údaje byly CIS předány přímo druhému správci, je-li to technicky proveditelné.

10. PRÁVO ODVOLAT SOUHLAS A PRÁVO VZNÉST NÁMITKU

Aniž jsou jakkoliv dotčena práva dle předchozího článku 9, CIS dále odděleně upozorňuje své klienty na následující práva:

10.1. Právo odvolat souhlas.

V případě zpracování osobních údajů klienta na základě jeho souhlasu není klient povinen souhlas se zpracováním udělit a, udělí-li jej, je zároveň oprávněn tento svůj souhlas odvolat. Odvolání souhlasu má účinky jen do budoucna, nemá vliv na zákonnost zpracování osobních údajů ze stranyCIS realizovaného před odvoláním souhlasu.

V případě, že si klient přeje odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, může se obrátit na CIS prostřednictvím:

1. písemného prohlášení zaslaného na adresu sídla CIS uvedenou v článku 2.1 tohoto dokumentu,
2. e-mailu zaslaného na adresu client@cz-in.cz,
3. písemného prohlášení učiněného osobně na některém z obchodních míst CIS.

V případě, že je souhlas odvolán formou uvedenou v bodě II. může být CIS zejména z důvodu jednoznačné identifikace klienta či ochrany jeho osobních údajů požadováno dodatečné odvolání souhlasu podle bodu I. tohoto odstavce.

Odvolání souhlasu by mělo obsahovat:

• kdo odvolání podává - jméno a příjmení, adresa bydliště a datum narození, abychom věděli, kdo jste,
• jakého konkrétního souhlasu se odvolání týká – tj. zpracování osobních údajů za jakým účelem,
• vlastnoruční podpis klienta (v případě odvolání písemným prohlášením).

Odvoláním souhlasu není dotčeno zpracování osobních údajů klienta v případech, kdy není vyžadován klientův souhlas.

10.2. Právo vznést námitku.

Dochází-li ke zpracování osobních údajů klienta pro účely oprávněných zájmů CIS, je klient oprávněn vznést proti takovému zpracování námitku. V takovém případě musí CIS prokázat oprávněné zájmy takového zpracování, jinak zpracování osobních údajů ukončí.

Pokud se osobní údaje klienta zpracovávají pro účely přímého marketingu, má klient právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování svých osobních údajů pro tento marketing, na základě čehož dojde k bezodkladnému ukončení zpracování osobních údajů CIS pro tyto účely.

11. PRÁVO PODAT STÍŽNOST

Pokud se domníváte, že při zpracování Vašich osobních údajů dochází k porušení příslušných právních předpisů, zejména nařízení, prosím obraťte se na nás a my neprodleně zjednáme nápravu. Tím není dotčena Vaše možnost obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: +420 234 665 111, web: https://www.uoou.cz/.

12. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Tato Informace je platná a účinná ke dni 21. 5. 2018. Aktuální znění této Informace je uveřejněno na webových stránkách CIS: www.cz-in.cz a současně je dostupné v sídle a v obchodních místech CIS.

Příloha č. 1: Rozsah zpracovávaných osobních údajů

1. Kontaktní a identifikační údaje: jméno, pohlaví, datum a místo narození, rodné číslo, číslo a doba platnosti průkazu totožnosti, adresa bydliště, státní příslušnost, místo narození, u podnikajících fyzických osob IČO, adresa sídla, telefonní číslo, e-mail;
2. Údaje získané z investiční analýzy: údaje o volném cash-flow klienta, potřebách zabezpečení a potřebách spoření k dosažení cílů stanovených klientem a další údaje.
3. Další údaje nezbytné pro investiční plánování: základní fyzické charakteristiky (věk), sociálněekonomické a sociálně-demografické charakteristiky (manželství / partnerství, počet dětí, pracovní zařazení a zkušenosti, dovednosti, vzdělání, kvalifikace), údaje o životním stylu (návyky, trávení volného času), významné relevantní mezníky (tzv. cíle) života (stěhování, vzdělání dětí, spoření na důchod), údaje o využívaných finančních produktech, pro investiční plánování jsou zpracovávány také údaje z Investičního dotazníku (Test přiměřenosti a Test vhodnosti).
4. Osobní údaje vzniklé z činnosti CIS: jedná se například o údaje vzniklé z komunikace (zejména telefonické a písemné) a interakce s klientem a další údaje.

Příloha č. 2: Seznam společností, jejichž produkty a služby CIS nabízí

Níže uvádíme společnosti, jejichž produkty a služby CIS v rámci své podnikatelské činnosti nabízí. Vůči klientům jsou tyto společnosti v postavení správce osobních údajů.

Aktuální seznam těchto společností je uveřejněn na webových stránkách CIS.

Příloha č. 3: Skupina propojených osob s CIS

1. Slovak Investment Services, s.r.o., IČO: 50204301